Контроль бюджета проекта целиком

Не всегда важен лимит по отдельным задачам — иногда нужно следить за общим бюджетом часов на весь проект. Триггер типа «Для проекта целиком» суммирует фактические затраты по всем задачам проекта и сравнивает их с общим лимитом.

Когда это нужно

Сценарий подходит, если:

• проект ведётся в рамках фиксированного бюджета часов — например, по договору с клиентом;
• важнее общий расход времени, чем перерасход по конкретной задаче;
• решение о судьбе проекта (продлевать, согласовывать доп. часы) принимает руководитель, а не исполнитель задачи.

Что получится

Руководитель проекта получает уведомление, когда суммарные затраты по всем задачам проекта достигают заданного лимита — например, 100 часов.

Пошаговая настройка

1. Откройте задачи проекта и перейдите к триггерам через тулбар проекта или страницу автоматизации задач.

2. Нажмите «Создать триггер» и выберите тип «Для проекта целиком».

3. Выберите источник лимита:

   

   • «Установить лимит в триггере» — если у проекта есть фиксированный бюджет часов, например 100 ч. по договору;
   • «Суммировать лимиты задач» — если удобнее опираться на сумму лимитов уже заведённых задач (для задач без лимита используется «Лимит по умолчанию»).

4. Если выбран фиксированный лимит, укажите число часов в поле «Лимит».

5. Условие срабатывания — «Процент достижения лимита», значение 100.

6. Действие — «Уведомление пользователю». Для типа «Для проекта целиком» получателями могут быть руководитель проекта, помощники руководителя или конкретные пользователи; по умолчанию включён руководитель проекта.

7. Включите триггер и сохраните.

Обратите внимание: для этого типа триггера смена стадии и отметка чекбокс-поля недоступны — только уведомление.

Что проверить после срабатывания

1. Проверьте, что справочная информация в форме показывает ожидаемую сумму лимитов или заданный фиксированный лимит.
2. Спишите время по нескольким задачам проекта так, чтобы суммарные затраты достигли лимита.
3. Убедитесь, что уведомление получил именно руководитель проекта, а не отдельные исполнители задач.

Дальше

• Типы триггеров — сравнение «Для проекта целиком» с задачными типами.
• Условия и лимиты — как считается лимит при выборе «Суммировать лимиты задач».
• Единые правила для всех задач проекта — если нужен контроль по каждой задаче, а не по проекту в целом.