Предупреждение на 80% и контроль при перерасходе

Перерасход часов по задаче часто становится заметен слишком поздно — когда время уже потрачено, а результат ещё не готов. Удобно разделить реакцию на два этапа: предупредить заранее, пока ещё есть время скорректировать работу, и жёстко зафиксировать сам факт перерасхода, когда лимит уже превышен.

Когда это нужно

Сценарий подходит, если по задачам или проекту есть согласованный бюджет часов и важно:

• заранее увидеть, что лимит скоро будет исчерпан;
• не пропустить момент, когда лимит уже превышен;
• не заваливать команду одинаковыми уведомлениями при каждом повторном превышении.

Что получится

Два триггера на одну и ту же задачу или на все задачи проекта:

1. 80% лимита — уведомление ответственному и руководителю, чтобы скорректировать темп работы.
2. 100% лимита — перевод задачи на стадию контроля и отметка чекбокс-поля, чтобы перерасход был виден в канбане и в отчётах.

Пошаговая настройка

Триггер на 80%

1. Откройте список триггеров — из карточки задачи (тип «Для текущей задачи») или из тулбара проекта (тип «Для задач проекта», если правило нужно сразу для всех задач).

2. Нажмите «Создать триггер», укажите название, например «80% лимита».

3. Условие срабатывания — «Процент достижения лимита», значение 80.

   

4. Действие — «Уведомление пользователю», получатели: ответственный и постановщик.

5. Включите триггер и сохраните.

Триггер на 100%

1. Создайте второй триггер, например «Перерасход по задаче».

2. Условие — «Процент достижения лимита», значение 100.

3. Действия:

   • «Смена стадии канбана» — целевая стадия «Просрочены» или другая стадия контроля;

     

   • «Активировать чекбокс-поле» — поле «Превышен лимит!» (поле нужно заранее создать в настройках полей задач проекта).

     

4. Включите триггер и сохраните.

В результате оба триггера появятся в общем списке.

Что проверить после срабатывания

1. Спишите время в тестовой задаче до 80% лимита — дождитесь уведомления (до пяти минут).
2. Спишите время до 100% лимита — убедитесь, что задача сменила стадию и отметился чекбокс.
3. Проверьте, что повторное списание времени не вызывает повторных уведомлений: каждый триггер срабатывает один раз.

Дальше

• Условия и лимиты — как задаётся источник лимита и что означает «процент достижения».
• Действия — какие действия доступны для типа триггера, который вы выбрали.
• Единые правила для всех задач проекта — как применить такую же схему сразу ко всем задачам проекта.